Add-on Gestion d’envoi de documents

add-on gestion de documents

La fonctionnalité d’envoi de documents est une surcouche aux workflows standards de Sage X3. Elle permet donc de déterminer l’identité de l’expéditeur, son adresse mail, ou en tout cas l’e-mail à utiliser pour l’expédition de courriels, ainsi que les contacts destinataires et les pièces jointes à envoyer par mail. Cela, dans le cadre du flux de vente, jusqu’au recouvrement, mais le tout est envoyé directement depuis la plateforme du progiciel de gestion Sage X3, en conservant votre adresse et sans ouvrir votre messagerie, ni le moindre logiciel de messagerie. Le destinataire reçoit également les éléments émis vers son adresse électronique, directement dans sa boite mail.

  Fonctionnement

Des rôles sont attribués aux contacts des tiers, cela suppose une gestion des droits de chaque utilisateur. Ce carnet d’adresses emails professionnelles permet via un objet de paramétrage, d’associer une édition à un ou plusieurs rôles. Configurer, ajouter une adresse mail, vérifier une autre adresse électronique valide, ou même retirer une adresse email professionnelle est donc essentiel pour garder les rôles et destinataires organisés. Ainsi, au lancement de l’édition via le logiciel de gestion, sur une destination compte de messagerie, l’ensemble des contacts du tiers qui ont des rôles associés à l’état reçoivent un email personnalisé. Vous pouvez envoyer les documents, et donc l’édition, en pièce jointe du mail. Ces dernières sont nommées par le numéro de pièce.

Enfin, et selon l’avancement du flux, il est possible, en quelques clics, d’associer plusieurs pièces jointes justificatives à l’email. Cela peut être un devis signé lors du lancement de l’édition de la facture, le tout de façon sécurisée. Ici, cela permet d’envoyer tout type de documents, en format PDF par exemple et en évitant les courriers. Ce partage de fichiers peut concerner une facture, un devis, un bon de commande, un bon de livraison, et d’autres formats encore.

Il est également possible de stocker les documents

De plus, les documents générés peuvent être imprimés papiers si besoin ou alors, directement stockés numériquement. Dans ce dernier cas, ils sont indexés dans un répertoire. Cet espace de stockage est composé d’un maximum de quatre sous-répertoires. Le référencement de ces flux documentaires et de ces documents est possible grâce aux normes de nommage qui ont la possibilité d’être définies, en fonction des besoins et demandes d’un client par exemple. Cela simplifie à la fois le stockage par indexation et l’archivage numérique. Mais aussi, la gestion du contenu dans la base de données, et donc l’identification par le client, lorsqu’il reçoit le ou les documents électroniques, en pièces justificatives jointes au courriel directement dans la boîte de réception de sa messagerie électronique.

En résumé :
  • Attribution de rôles aux contacts tiers, liés à l’adresse e-mail
  • Possibilité d’émettre l’email avec une adresse email en particulier, de créer une autre nouvelle adresse de courrier électronique dédiée. Il est aussi possible de préparer l’envoi pour un autre utilisateur qui pourra l’envoyer ensuite en son nom
  • Envois de documents aux contacts tiers, via leur rôle attribué. Les tiers peuvent disposer d’un alias, d’un identifiant, d’un nom d’utilisateur ou de leur propre nom, par mail. Les messages reçus sont réceptionnés directement sur leur compte mail lié à leur adresse mail professionnelle
  • Possibilité de créer et d’importer une ou plusieurs pièces jointes à associer au courrier électronique émis
  • Emailing et diffusion interne, en copie des mails au destinataire, possible
  • Dématérialisation, tri, classement et stockage des documents générés via un répertoire composé de différents espaces
  • Impression papier possible pour les documents générés

 

  Avantages

Cette solution GED :

  • Facilite l’envoi de documents, tels qu’un fichier PDF, par email à une ou plusieurs adresses, directement via les logiciels de gestion à destination des services de messagerie,
  • Possible dématérialisation des documents, grâce au stockage numérisé et à la synchronisation
  • Solution d’envoi express de documents via votre adresse email, grâce à X3 et au serveur de messagerie. La transmission entre boîtes mail est plus rapide et économique que l’envoi par courrier postal avec les coûts de mise sous pli, d’affranchissement et les délais d’acheminement postaux,
  • Permet un gain de temps,
  • A un faible coût

N’hésitez pas à nous contacter afin d’obtenir plus d’informations à propos de l’add on de gestion d’envoi de documents ! Nous pouvons vous aider à envoyer des documents depuis les adresses mail de votre choix, avec ou sans nom de domaine grâce à Sage X3. Vos interlocuteurs recevront le contenu directement sur leur service de messagerie, grâce aux adresses email.