Add-on Gestion d’envoi de documents

add-on gestion de documents

La fonctionnalité d’envoi de documents est une surcouche aux workflows standards de Sage X3. Elle permet donc de déterminer l’identité de l’expéditeur, son adresse mail, ou en tout cas l’e-mail à utiliser pour l’expédition, ainsi que les contacts destinataires et les pièces jointes à envoyer par mail. Cela, dans le cadre du flux de vente, jusqu’au recouvrement, mais le tout directement depuis la plateforme du progiciel de gestion Sage X3.

  Fonctionnement

Des rôles sont attribués aux contacts des tiers, cela suppose une gestion des droits de chaque utilisateur. Ce carnet d’adresses professionnelles permet via un objet de paramétrage, d’associer une édition à un ou plusieurs rôles. Ainsi, au lancement de l’édition via le logiciel de gestion, sur une destination messagerie, l’ensemble des contacts du tiers qui ont des rôles associés à l’état reçoivent un email personnalisé. Vous pouvez envoyer les documents, donc l’édition, en pièce jointe du mail, nommés par le numéro de pièce. Enfin, et selon l’avancement du flux, il est possible, en quelques clics, d’associer plusieurs pièces jointes justificatives à l’email, tel qu’un devis signé lors du lancement de l’édition de la facture, le tout de façon sécurisée. Ici, cela permet d’envoyer tout type de document, en format PDF par exemple. Ce partage de fichiers peut concerner une facture, un devis, un bon de commande, un bon de livraison, et d’autres formats encore.

De plus, les documents générés peuvent être imprimés papiers si besoin ou alors, directement stockés numériquement. Dans ce dernier cas, ils sont indexés dans un répertoire. Cet espace de stockage est composé d’un maximum de quatre sous-répertoires. Le référencement de ces flux documentaires et de ces documents est possible grâce à des normes de nommage qui ont la possibilité d’être définies, en fonction des besoins et demandes d’un client par exemple. Cela simplifie à la fois le stockage par indexation et l’archivage numérique. Mais aussi la gestion du contenu dans la base de données, et donc l’identification par le client, lorsqu’il reçoit le ou les documents électroniques, en pièces justificatives jointes au courriel directement dans la boîte de réception de sa messagerie électronique.

En résumé :
  • Attribution de rôles aux contacts tiers,
  • Envois de documents aux contacts tiers, via leur rôle attribué directement par mail
  • Possibilité d’association d’une ou de plusieurs pièces jointes au courrier électronique émis,
  • Diffusion interne, en copie des mails au destinataire, possible,
  • Dématérialisation, tri, classement et stockage des documents générés via un répertoire composé de différents espaces,
  • Impression papier possible pour les documents générés.

 

  Avantages

Cette solution GED :

  • Facilite l’envoi de documents, tels qu’un fichier PDF, par email, directement via les logiciels de gestion
  • Possible dématérialisation des documents, grâce au stockage numérisé
  • Solution d’envoi express de documents, plus rapide et économique que l’envoi par courrier postal avec coûts de mise sous pli, d’affranchissement et les délais d’acheminement postaux
  • Permet un gain de temps
  • A un faible coût

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