V1 Gestion électronique de documents

La solution Gestion électronique de document est certifiée compatible avec Enterprise Management

La solution Gestion électronique de document (GED) est un moyen pratique et efficace de gérer les documents physiques là où vous en avez besoin et de les supprimer, remplacés par leur version électronique, lorsque cela est possible. Compatible avec le Web, cette solution comporte une suite de modules destinés non seulement au stockage électronique des documents, mais aussi à la production et à la fourniture de documents par voie électronique, sans oublier l’enregistrement des courriels et des documents papier. Il s’agit d’une solution GED complète, étroitement intégrée à Sage Business Cloud Enterprise Management et également accessible aux « utilisateurs externes », pour un déploiement en dehors de l’environnement Sage.

  Fonctionnement

  • Archivage automatisé des documents : Enterprise Management permet de générer des documents qui peuvent être déposés automatiquement dans le référentiel GED.
  • Pièces jointes sécurisées : la fonction « Pièce jointe » permet aux fichiers stockés dans des dossiers partagés d’être liés à des objets dans Enterprise Management. Elle est également connectée au référentiel GED, afin que les documents soient archivés en toute sécurité et restent accessibles à tous les utilisateurs
  • Documents automatisés par e-mail ou par fax : les documents et les rapports sortants générés via Crystal Reports peuvent être envoyés par e-mail ou imprimés en même temps qu’ils sont archivés
  • Accès instantané à tous les documents pour tous les utilisateurs
  • Fonction Deposit Client : glisser-déposer un dossier ou un fichier depuis le Bureau Windows
  • Poste de numérisation : numérisation par lots et indexation automatique

      Avantages

  • Réduction du temps de classement et d’extraction des documents
  • Augmentation de la productivité du personnel
  • Réduction des besoins de stockage des dossiers papier
  • Suppression des frais d’impression et d’affranchissement
  • Réduction de l’impact sur l’environnement

La solution V1 s’accompagne aussi d’un module d’intégration automatique des factures d’achat dans Sage EM via son module OCR intégré évitant la ressaisie et le rapprochement manuel.