V1 Gestion électronique de documents

La solution de gestion électronique de documents est certifiée compatible avec Enterprise Management

 

La GED, aussi connue sous le nom plus détaillé de gestion électronique de documents, est une solution pratique et efficace de gestion de contenu. En effet, elle permet d’accéder et de gérer les documents physiques, là où vous en avez besoin. La gestion des documents offre la possibilité de supprimer ces documents, et lorsque cela est possible, de les remplacer par leur version électronique.

La solution GED est d’ailleurs compatible avec le web. Elle se compose d’une suite de modules, destinés au stockage des documents. Ils s’adressent également à la production et à la fourniture de documents par voie électronique. Le tout, sans omettre l’enregistrement des courriels et des documents papiers. C’est donc l’une des solutions de gestion documentaire qui se trouve être complète, et de plus, étroitement intégrée à Sage Business Cloud Enterprise Management.

Ce système de gestion électronique est accessible aux “utilisateurs externes”. Ils disposent d’un droit d’accès, ce qui permet un déploiement en dehors de l’environnement de l’ERP Sage X3.

  Fonctionnement

  • Automatiser l’archivage des documents : Enterprise Management génère des documents électroniques. Là-dessus, il y a un dépôt automatique possible dans le référentiel GED.
  • Pièces jointes sécurisées : la fonction « pièce jointe » permet aux fichiers, stockés dans des dossiers partagés, d’être liés à des objets dans Enterprise Management. Cette fonction est également connectée au référentiel GED. Les documents sont ainsi archivés en toute sécurité. Par ailleurs, un accès est possible, pour l’ensemble des utilisateurs.
  • Documents automatisés par e-mail ou par fax : l’ensemble des documents et des rapports sortants, générés via Crystal Reports, sont partagés par e-mail ou imprimés. Au cours de ce même cycle de diffusion de documents, l’archivage a lieu.
  • Accès aux documents instantanément : pour l’ensemble des utilisateurs, profiter de la dématérialisation des documents permet un travail collaboratif et une meilleure gestion du contenu documentaire.
  • Fonction Deposit Client : glisser-déposer tous types de documents (un dossier, un fichier, …), directement depuis le bureau Windows pour les intégrer et les classer dans la base de données.
  • Poste de numérisation : documents-papier numérisés par lots et automatisation de l’indexation.

 

      Avantages

  • Gain de temps sur le classement, l’extraction et le traitement des documents
  • Productivité du personnel augmentée
  • Réduction des besoins de stockage de documents et dossiers papiers grâce à la dématérialisation
  • Réduction des coûts d’impression et d’affranchissement de courriers
  • Impact sur l’environnement réduit

De plus, un module d’intégration automatique des factures d’achat dans Sage EM, via son module OCR intégré accompagne la solution V1. Cela évite et simplifie la ressaisie et le rapprochement manuel. Ce système de gestion documentaire contribue donc à la transformation numérique de l’entreprise, mais aussi à une meilleure gestion de l’information et des documents d’entreprise.

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